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Cod: ADM045/15   Por

Alessandra Mercante

 O Assistente administrativo desenvolve atividades de apoio nos diversos departamentos de uma empresa e, para que este profissional desenvolva suas atividades com excelência, é fundamental conhecer as estruturas organizacionais e o funcionamento dos departamentos. Este curso irá lhe preparar para ocupar esta posição, apresentando conceitos, práticas e ferramentas que fazem parte da rotina do Assistente Administrativo.

A quem se destina?

Jovens que estão se preparando para ingressar no mercado de trabalho. Estagiários, auxiliares, assistentes e demais profissionais que realizam funções de apoio nos diversos departamentos da empresa, e queiram aperfeiçoar seus conhecimentos.

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Conteúdo Programático

Módulo 1 – O Assistente administrativo e a Organização:

  • O papel e o perfil do assistente administrativo dentro da organização;
  • A missão, a visão e os valores da empresa;
  • A adaptação a cultura organizacional;
  • A responsabilidade pelo clima organizacional:
    • Normas e regulamentos;
    • Vestimenta corporativa;
    • Código de Ética;
    • Relacionamento interpessoal;
    • Trabalho em equipe;
  • Compreendendo a hierarquia dentro de uma organização – Organograma.

 

Módulo 2 – Conhecendo os departamentos de uma organização:

  • Visão geral dos principais departamentos da empresa e suas responsabilidades:
    • Diretoria e Administrativo;
    • Comercial e Marketing;
    • Recursos Humanos;
    • Financeiro e contabilidade;
    • Compras e logística;
    • Produção/ operação;
  • Compreendendo o fluxo dos processos e a relação entre os departamentos para o correto funcionamento de uma empresa;
  • Interpretando fluxograma de atividades.

 

 Módulo 3 – Rotinas do assistente administrativo I:

  • Rotinas administrativas gerais:
    • Recepção de pessoas;
    • Atendimento telefônico;
    • Elaboração de protocolos e envelopes;
    • Solicitação de serviços correios e motoboys;
    • Recebimento, envio e distribuição de correspondências;
    • Reserva, preparação e controle de salas de reunião;
    • Cópias e digitalização de documentos;
    • Métodos e técnicas de organização e arquivo de documento (arquivos físicos, eletrônicos e terceirizados);
    • Técnicas de redação de e-mails e, melhores práticas para envio, recebimento, controle e organização de mensagens utilizando o outlook.

 

Módulo 4 –  Rotinas do assistente administrativo II:

  • Rotinas da área de Recursos Humanos:
    • Agendamento de entrevistas e recepção de candidatos;
    • Principais documentos da área de RH e particularidades do arquivamento;
    • Solicitação e recebimento de documentos de funcionários;
    • Cadastro e atualização de dados dos funcionários em sistema;
    • Atendimento aos funcionários;
    • Elaboração de cartas e e-mails na área de RH;
  • Rotinas da área comercial:
    • Atendimento ao cliente;
    • Cadastros de clientes em sistema;
    • Agendamento de visitas e preparação de material institucional;
    • Elaboração de orçamentos;
    • Acompanhamento de pedidos de venda e feedback ao cliente;
    • Elaboração de relatórios de vendas.

 

Módulo 5 –   Rotinas do assistente administrativo III:

  • Rotinas na Área Financeira:
    • Principais documentos da área financeira;
    • Recebimento, conferência e organização dos documentos financeiros;
    • Lançamento de dados em sistema;
    • Controle diário das contas a pagar e a receber;
    • Contato com fornecedores e clientes;
    • Envio de documento a contabilidade;
  • Rotinas na área de Compras e Logística:
    • Recebimento de requisição de compras;
    • Pesquisa e contato com fornecedores;
    • Solicitação de Orçamentos;
    • Acompanhamento da entrega;
    • Conferência de nota fiscal;
    • Entrada e baixa de mercadoria (nota fiscal) em sistema;
    • Acompanhamento de estoque.

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